ARTICULOS DE INTERES

Artículos y comentarios de actualidad que le aportara ideas para el manejo de su negocio.

•  La Tecnología y los Negocios

•  Porque hay que controlar los Inventarios?

•  Tipos de Inventarios

"LA TECNOLOGIA Y LOS NEGOCIOS"

LA TECNOLOGÍA

Todavía son muy pocas las empresas que utilizan la tecnología digital para crear procesos nuevos que mejoren radicalmente su funcionamiento, que lleguen a su pleno rendimiento y tengan la capacidad de reacción que necesitan. No tienen en cuenta que los instrumentos capaces de realizar esos cambios están ya disponibles para todo el mundo y aunque en el fondo la mayoría de los problemas de las empresas son problemas de información, son muy pocas las que saben utilizarla correctamente.

Ni siquiera las empresas que han realizado inversiones significativas en tecnología de la información, obtienen los resultados que cabria esperar.

Es interesante observar que el retardo no lo ocasiona la falta de inversión en equipamiento, de hecho muchas compañías se han dotado de lo esencial (programas, computadoras, redes, Internet, correo electrónico, etc.) Una compañía típica puede haber invertido el 80% de su capacidad de inversión en la tecnología que podría suministrarle una buena cantidad de información, pero no obtiene más del 20% del beneficio potencial.

La diferencia entre lo que gastan y lo que consiguen a cambio proviene de un entendimiento erróneo o incompleto de las posibilidades, combinada con falta de visión en cuanto al potencial que ofrece la tecnología para hacer llegar la información exacta y en el momento oportuno a quien la necesite.

En los años 80 e incluso al comienzo de los 90 era prohibitivamente caro el conseguir información y además no se disponía de instrumentos para analizarla y difundirla. Pero ahora en el siglo 21, los instrumentos y la conectividad de la era digital ponen en nuestras manos los medios para obtener información, compartirla y actuar en función de ella de muchas maneras diferentes.

Por primera vez los tipos de información: cifras, textos, sonido, video, se expresan en una forma digital, que cualquier ordenador puede almacenar, procesar y retrasmitir.

En esta era digital la palabra "conectividad" cobra un significado más amplio que simplemente poner en relación a dos o más personas. La red crea un nuevo espacio universal de información compartida e introduce un factor nuevo: la capacidad para hallar información y para agrupar a personas con intereses comunes.

LOS NEGOCIOS

En este siglo las empresas deben disponer de un sistema digital con capacidad para:

•  Funcionar de manera fluida y eficiente, para reaccionar con prontitud a los cambios, emergencias y oportunidades que se presenten.

•  Hacer llegar con rapidez la información valiosa a los miembros de la organización que la requieran, a los clientes, proveedores y a su mercado potencial.

•  Tomar decisiones rápidas.

•  Simplificar los procesos administrativos y la operación interna, mejorando la eficiencia y disminuyendo los costos.

Las empresas deben lograr que el flujo digital de la información se convierta en parte integral de los negocios, como por ejemplo

•  En la Gestión:

•  El flujo de las comunicaciones internas de la organización se debe canalizar por el correo electrónico (e-mails) de manera que se pueda reaccionar a las comunicaciones y noticias con rapidez.

•  Se deben estudiar los datos comerciales en línea (on-line) para detectar pautas, compartir con los demás en forma rápida, interpretar las tendencias generales al momento de generarse, y personalizar el servicio con clientes, proveedores y el mercado.

•  Usar los sistemas para el análisis empresarial.

•  Utilizar los medios digitales para crear equipos virtuales interdepartamentales, haciendo que compartan conocimiento y exploten mutuamente las ideas en tiempo real y a escala mundial.

•  Utilizar los sistemas para la captación y el manejo de datos históricos de la compañía a disposición de los interesados.

•  Convertir todos los procesos de soporte en papel a procesos digitales, eliminando cuellos de botella administrativos, disminuyendo costos de operación y dedicando a trabajadores calificados a cometidas más importantes.

•  En la parte Operativa

•  Utilizar los medios digitales para eliminar tareas de cometido único o cambiarlas a puestos de trabajo que generen valor agregado.

•  Crear un mecanismo de realimentación digital para mejorar la eficiencia de los procesos. Que la información clave pueda ser consultada con facilidad por quienes así lo requieran.

•  Usar procedimientos digitales para encaminar inmediatamente las reclamaciones o solicitudes del consumidor.

•  El usuario del sistema digital debe poder entrar al sistema y salir en tiempos muy cortos, esto garantiza tener acceso a la información de forma rápida y oportuna.

•  Utilizar las comunicaciones digitales para presentar la empresa, los productos y los servicios.

•  Los programas deben encargarse de las tareas rutinarias y suprimir perdidas de tiempo y energía.

•  En la parte Comercial

•  Negociar información a cambio de tiempo.

•  Reducir los tiempos de procedimientos introduciendo transacciones digitales con proveedores, vendedores, clientes etc. Transformando todas las operaciones en entregas justo a tiempo (Just in Time).

•  Digitalizar los procesos de venta y servicios para eliminar intermediaciones.

•  Utilizar los recursos digitales para ayudar al cliente a que solucione sus problemas por si solo y reservar los contactos personales para resolver necesidades complejas y de alto valor.

Las empresas que triunfen en este siglo serán las que utilicen los medios digitales para reinventar su propio funcionamiento. Estas compañías serán capaces de tomar decisiones con rapidez, actuaran con eficiencia y hallaran caminos rápidos y eficientes.

LA INFORMACIÓN

La manera que una empresa puede diferenciarse de las demás y de su competencia, consiste en realizar un trabajo de calidad con la información. El ganar o perder dependerá fundamentalmente de cómo se captura, se gestiona y se utiliza la información.

Se necesita de un flujo rápido de información fiable para agilizar los procesos, elevar la calidad y mejorar la ejecución operativa.

El flujo de información fiable permite sacar el máximo rendimiento al personal y aprender de los clientes, proveedores y del mercado.

El sistema digital elimina un número considerable de trámites, papelería, de viejos procesos y libera tiempo que posibilita la reflexión sobre las preguntas planteadas.

Los sistemas digitales proporcionan la información que darán o mostraran las salidas a cualquier reflexión y hace posible que los datos, las ideas surjan desde los escalones inferiores de la organización, de clientes, del comportamiento del mercado, de reacciones de la competencia, de sus propios proveedores etc.

La disponibilidad inmediata de información exacta y fiable introduce un cambio en las estrategias que pasan de ser un aspecto aislado a convertirse en un proceso continuo e integrado a todas las actividades normales de la empresa.

La contabilidad

Los sistemas contables se limitan a moler números en el sótano y no ayuda en las soluciones de los problemas inmediatos, ni introduce cambios rápidos en las estrategias planteadas por la empresa.

En este siglo la información contable debe circular a través de la organización con rapidez y naturalidad.

Nos estremecemos cuando consideramos hasta que punto la estructura de los procesos contables y empresariales en general han estado condicionados por las limitaciones de los archivos documentales. Montones de papel donde nunca se encuentra lo que se busca, hojear un sin numero de documentos en busca de información comercial o de una cifra de venta, facturas traspapeladas, formularios perdidos, asientos duplicados, cheques extraviados, retrasos achacables a la falta de un documento o de información que no llego a tiempo, etc.

La mayoría de los países de Latinoamérica han tenido la costumbre de legislar alrededor de una contabilidad general, lo que ha derivado en un compendio de normas y procedimientos que han hecho del manejo contable un proceso muy complejo y obsoleto.

El mundo ha evolucionado, como ya lo hemos planteado, hacia la era informática que se basa en esencia en una gran dinámica de los mercados (locales e internacionales). La economía proteccionista cedió ante la economía de mercados abiertos, competitivos y dinámicos.

La contabilidad y la auditoria no pudieron ser ajenas a este proceso y han tenido cambios radicales. Los países deben entra entonces en el proceso de sentar las bases para participar con éxito en los nuevos esquemas internacionales.

Aquí hay que esperar unos cambios radicales en la infraestructura necesaria para que cada país tenga éxito en su inserción en la internacionalización de la contabilidad, la auditoria y la revisoría fiscal. La tardanza o no hacerlo tendrá como consecuencia el aislamiento económico del país.

En la internacionalización esta claro que cada país mantendrá sus propias normas. La intención de los "estándares internacionales contables" esta por encima de ello y lo que se busca es generar mecanismos de transparencia y circulación de información que garantice la libre generación y traspaso de la riqueza.

A nivel internacional, el estilo legal de la contabilidad ha sido sustituido por otros mecanismos que implican la adopción de un "código de ética" y de "estándares internacionales técnicos".

Los códigos de ética se emiten para ser adoptados y al firmar la adhesión a ellos, surge el compromiso de su cumplimiento. En los estándares internacionales se utiliza la técnica contable y no la jurídica.

El proceso de internacionalización contable esta en pleno desarrollo y es tal su evolución que ya están saliendo los estándares internacionales de contabilidad para los PYMES.

Los grandes bloques de integración económica (MERCOSUR, Unión Europea, Talca etc.) lo que están haciendo es eliminando las barreras de acceso a sus países miembros. Ingresar a esos bloques va a ser cada día más fácil y económico, lo difícil es permanecer en ellas, ser competitivos y tener éxito.

En los momentos actuales, algunas empresas que participan en los mercados internacionales, tienen altos sobre costo en el manejo de la información contable, porque, además de presentar información según normas, reglamentos y procedimientos de su país de origen, tienen que presentar la información según los estándares internacionales ocasionando un mayor costo y hoy, en este mercado tan competitivo, muy pocas empresas pueden darse ese lujo.

La contabilidad general basada en la formula Activos = Pasivos + Patrimonio y el método de la partida doble, tuvieron sentido en una época, pero empezó a ser ineficiente en la era industrial y perdió todo sentido y razón de ser en la era informática. Las bases de datos relacionadas y los sistemas integrados de información remplazaron esos esquemas tradicionales.

Por lo tanto es imperativo que el país adopte estos nuevos cambios ya que la adopción de los estándares internacionales es el mecanismo para facilitar el acceso a los mercados del mundo y generar las condiciones que garanticen el libre flujo de la información.

Las empresas tienen que actuar pronta y eficazmente en la búsqueda de soluciones.

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"PORQUÉ HAY QUE CONTROLAR LOS INVENTARIOS?"

Todos los negocios de cualquier tamaño están enfrentando cada día a una mayor competencia y clientes más exigentes.

Ya no es suficiente simplemente una oferta de productos amplia, una ubicación favorable o precios bajos. Lo que se necesita para competir exitosamente en el mercado de hoy y mañana es el conocimiento de sus clientes, sus gustos y preferencias.

La habilidad para buscar y procesar esa información oportunamente y ser lo suficientemente ágil para tomar decisiones es utilizando un sistema de Punto de Venta y Control de Inventarios, estas herramientas le da al comerciante esta cercanía al cliente.

Los siguientes son ejemplos de como clientes nuestros han aprovechado un sistema de Punto de Venta y Control de Inventarios para aumentar sus ventas y utilidades.

Conocimiento de Clientes

Usando un sistema de control de inventarios nuestros clientes se han dado cuenta de los productos que casi no venden y tienen un inventario alto de esos productos. Así mismo de productos que han comprado en cantidades relativamente bajas pero se han vendido rápidamente.

Los reportes de las ventas por productos les han permitido ver cual es la velocidad con que rota cada producto.

Mediante los informes que genera el programa, ellos han podido analizar cuales son los días y las horas en que sus clientes van a comprar.

Según el dueño el sistema de Punto de Venta y Control de Inventarios, les da las herramientas para analizar el tipo de clientes que ellos tienen y que están comprando y esto "vale oro".

Respuesta Ágil

Al correr un reporte de ventas, uno de nuestros clientes se dio cuenta de que en una de sus tienda se estaba vendiendo muy bien un producto de precio alto. Al tratar de ubicar ese mismo producto en la otra tienda lo encontró que estaba en el fondo de la tienda, semi escondido con otros productos, lo que impedía que se estuviera vendiendo.

Inventario Óptimo

Corriendo uno de los reportes de Control de Inventario, el gerente del almacén se dio cuenta que tenía acumulado una gran cantidad de productos de una misma referencia. Al analizar el producto se dio cuenta que no es muy común y las ventas son pocas; sin embargo, cada vez que se agotaban el producto y se hacia el pedido al proveedor, el hacía un pedido en lote, con lo cual estaba acumulando mas y mas de ese mismo producto de poca venta. El almacén tuvo que cambiar la forma de pedir al proveedor ese producto para poder surtir con precisión. Así puede impedir que "Al fin del año no vera todas las utilidades de la empresa invertido en inventario que no se vende."

Control

Después de instalar un sistema nuestro, el cliente empezó a usar las Órdenes de Compra con sus proveedores por primera vez. Al comparar sus Ordenes de Compra contra las Facturas, nuestro cliente se dio cuenta que un proveedor le enviaba un producto más caro de la que había pedido. Desde entonces, esta ejerciendo un mayor control sobre sus proveedores para asegurar que siempre se le entregan los productos y las cantidades que ha pedido.

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"TIPOS DE INVENTARIOS"

Los inventarios varían ampliamente entre los distintos grupos de industrias y almacenes y es por eso que se han clasificado de acuerdo a su utilización en los siguientes tipos:

•  Inventarios de Materia Prima

•  Inventarios de Producción en Proceso

•  Inventarios de Productos Terminados

•  Inventarios de Materiales y Suministros

Inventarios de Materias Primas

En toda actividad industrial se compone de una gran variedad de artículos (Materias Primas) y materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al final un artículo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado en la producción se les considera "Materia Prima", ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto acabado.

Inventarios de Productos en Proceso:

El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos que se utilizan en el proceso de producción. Es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y a los cuales se les aplico una labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de producción en un momento determinado.

Una de las características del Inventario de producción en proceso es que va aumentando el valor a medida que es transformado de materia prima en el producto terminado como consecuencia del proceso de producción.

Inventario de Productos Terminados:

Comprenden estos, los artículos que han alcanzado su grado de terminación total.

Inventario de Materiales y Suministros:

En el inventario de materiales y suministros se incluye:

•  Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de industria.

•  Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la industria, dentro de estos artículos de consumo los más importantes son los destinados a las operaciones, y están formados por los combustibles y lubricantes.

•  Los Artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las maquinarias y equipos.

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